Formal e-mail nasıl yazılır? Resmi e-mail nasıl yazılır?
 |
Resmi e-posta nedir? ''Resmi e-posta nasıl yazılır?''a bakmadan önce ''Resmi e-posta nedir?'' sorusunu cevaplayalım. Resmi e-posta genellikle iyi tanımadığınız birine ya da yetkili birine gönderilen e-postadır. Bu e-postanın muhatabı profesörünüz, bir kamu görevlisi, başvuracağınız bir iş yeri, okul ya da birlikte iş yaptığınız bir şirket olabilir. Mesela iş yerinizde resmi bir ortam varsa, aksi söylenmediği sürece patronunuz ve iş arkadaşlarınızla iletişime geçmek için resmi e-postalarını kullanın. Ciddiye alınmak istiyorsanız bu e-postalarınızın ''crazy_boy_06@abcmail.com'' olmaması gerektiğini söylememe ihtiyaç yok diye düşünüyorum. Küçük bir ipucu; formal olmaya bu e-postanızı değiştirerek başlayabilirsiniz :)
Resmi e-posta-Resmi olmayan e-posta Farkı Nedir?
Casual Versus Formal Email: What's the Difference?
Resmi bir e-posta, sıradan bir e-postadan farklıdır. Sıradan bir e-posta genellikle iyi bildiğiniz bir kişiye gider. Resmi olmayan bir e-posta gönderirken, yapı ve ton hakkında çok fazla endişelenmenize gerek yoktur.
Aslında, resmi bir e-postayı resmi olmayan bir e-postadan farklı kılan şeyin bir kısmı yapıdır. Resmi bir e-posta, kesin bir selamlama (e-postanın açılış kısmı), imza bölümü, açılış cümlesi ve gövde ile çok iyi planlanmış bir yapıya sahiptir.
Ayrıca resmi bir e-postada resmi olmayan bir e-postadan farklı bir dil kullanmanız gerekir. Kısaltmalar, kasılmalar, argo ifadeler ve diğer gayri resmi terminolojileri resmi e-postalarınızda kullanmaktan kaçının. Resmi bir e-postanın tonu da farklıdır. Gayri resmi bir e-posta, tam cümleler veya uygun dilbilgisi bile kullanmayabilir, ancak resmi bir e-postada bu kurallara her zaman uymanız gerekmektedir.
İşte resmi e-posta dilinin bir örneği:
The meeting is scheduled for December 5th at 9:30 a.m. All students must attend. Your project updates are needed.
Şimdi bu e-postadaki resmi dili gayri resmi e-postadaki dille karşılaştırın:
Required meeting—Dec 5, 9:30 a.m. Updates needed. See ya there. :)
Her iki örnekte de aynı bilgiler paylaşılmış fakat ilk örnekteki 'resmi tonlamayı ikinci örnekte görememekteyiz. Hatta ikinci örnekte reduction (kısaltma) yapıldığını görüyoruz. ''See ya'' ifadesindeki resmi olmayan yapılara birinci örnekte formal e-mail yazarken yer veremeyiz.
Writing a Formal e-mail
Resmi e-mail Yazmak
Resmi olmayan bir e-posta genellikle hızlı bir şekilde gönderilebilir iken, resmi bir e-posta yazmak genellikle biraz daha fazla düşünmeyi gerektirir ve dolayısıyla biraz daha zaman alır. Her e-posta ögesine dikkatli bir şekilde dikkat edilmesi gerekir.
Bunu göz önünde bulundurarak, resmi bir e-postanın bazı ortak unsurlarına daha yakından bakalım:
Subject Line
Konu Başlığı
Konu başlığı, okuyucunun gelen kutusunda gördüğü şeydir. Konu başlığı yanıltıcı veya eksik bilgi ise, e-postanız okunamayabilir. Mesaj spam'a bile gönderilebilir. E-postanız ne kadar resmi olursa, konu başlığınız da o kadar ayrıntılı olmalıdır. Ama konu başlığını çok uzun yapmaktan sakınmanız gerekir.
İşte resmi e-posta konu başlığına bir örnek:
Required Student Meeting: December 5th, 9:30 a.m.
Şimdi bu e-posta konu başlığındaki resmi dili gayri resmi e-postadaki dille karşılaştırın:
Upcoming Meeting
İlk konu başlığının daha bilgilendirici ve eksiksiz olduğuna dikkat edin.
Salutation
Selamlama
E-postanızı gönderdiğiniz kişiye doğrudan hitap ettiğiniz ilk yer selamlama kısmınız. Resmi e-postalarda her zaman kullanılmalıdır. Resmi olmayan e-postalarda atlandığı da olur.
İşte resmi ve resmi olmayan e-maillerde kullanabileceğiniz bazı selamlama örnekleri.
E-postayı bir gruba gönderiyorsanız, tüm gruba hitap edin.Dear Students,E-postayı göndermek istediğiniz kişinin adını kişinin sahip olduğu herhangi bir ünvanla birlikte kullanmak uygun olur.
Dear Professor Smith,Ulaşmaya çalıştığınız kişinin adını bilmiyorsanız, bu bilgiyi keşfetmek için her türlü çabayı göstermelisiniz. Son çare olarak, e-postayı ulaşmayı umduğunuz kişinin başlığına yönlendirmek, ismini kullanmaktan daha az etkili olsa da, gerekir.
Dear Human Resources Director,Bir kişinin adını veya unvanını bilmediğiniz nadir durumlarda, bu selamlamayı kullanmak sorun olmayacaktır:
To whom it may concern,
Resmi selamlama örneklerini aşağıdaki gayri resmi selamlamalarla karşılaştırın:
Bir grubu resmi olmayan bir mailde selamlama:
Hey Class!Bir bireyi resmi olmayan bir mailde selamlama:
Hello Taylor,
Introduction
Giriş
Resmi bir e-postanın giriş kısmında genellikle maili gönderen kişinin kendini tanıtması gerekir. Resmi olmayan e-postalarda böyle bir zorunluluk yoktur.
İşte resmi bir e-postada giriş cümlesi örneği:
My name is Jordan Smith. I am the professor of Statistics for XYZ University. This message is for all current students.
Body
Gelişme
Resmi bir e-postanın gelişme kısmı genellikle e-postanın amacına göre ayrıntılandırır. Resmi olmayan e-postada detaylandırmaya ihtiyaç duyulmayabilir. Resmi e-postada bu detaylandırmayı net, akılda soru işareti bırakmayacak şekilde yapmak önemlidir. Okuyucunun size ve bahsettiğiniz konuya aşina olmayabileceğini unutmayın. E-posta alıcınızın önemli bir noktayı yanlış anlamasını istemezsiniz.
Closing
Kapanış
Resmi bir e-postayı nasıl bitirdiğiniz, e-postanızın tamamı kadar önemlidir. E-postanızın kapanış cümlesi, alıcının son baktığı şey olduğundan, e-posta kapanışınızla kalıcı bir izlenim bırakabileceğinizi unutmayın.
İyi bir e-posta kapanışında isminiz ve soyisminiz, iletişim bilgileriniz, varsa ünvanınız, ve yine varsa profesyonel imza şablonunuzu kullanmalısınız. (örneğini yazının ilerleyen bölümlerinde göstereceğim)
Buna karşılık resmi olmayan e-postalarda böyle şartlar aranmaz. Kapanış yapmasanız bile olur.
Resmi bir e-posta kapatmaya başlamanın en yaygın yolu "içtenlikle" (sincerely) kelimesidir. Ortak bir kapanış olabilir, ama aynı zamanda güvenli bir kapanıştır.
İşte resmi bir e-posta kapanışına bir örnek:
Sincerely,
Jordan Smith
Professor of Statistics, XYZ College
[Email address goes here]
[Phone number goes here]
YORUMLAR